Allgemein Information über diese Datenverarbeitung
Die nachfolgende Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir über (i) Personen oder Firmen mit wir in Kontakt treten, Kontakte pflegt und/oder einen Produktvertrag mit uns abschließen, sowie von (ii) z.B. Gesellschaftern, Organen, Geschäftsführern, oder anderen Mitarbeitern der Vertrags- oder Geschäftspartner im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen.
Die Bereitstellung der Daten in dieser Datenverarbeitung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.
Kategorien von verarbeiteten Daten und Kategorien von betroffenen Personen
In dieser Datenverarbeitung verarbeiten wir Daten von Vertrags- oder Geschäftspartnern, sowie von Ansprechpersonen von Ihnen (dies können beispielsweise Gesellschafter, Organe, Geschäftsführer oder Mitarbeitern sein).
Wir verarbeiten jene personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen einer Kontaktaufnahme, einer Kontaktpflege, einer Geschäftsanbahnung oder -beziehung von Ihnen oder Ihrer Ansprechperson erhalten oder erheben.
Zudem verarbeiten wir personenbezogenen Daten, die wir gegebenenfalls von Auskunfteien oder Finanzdienstleistungsinstituten im Zuge der Prüfung Ihrer Bonität oder Integrität, sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Webseiten, Firmenbuch, Handelsregister, Grundbuch, Geschäftsberichten, Medien) oder anderen Dritten rechtmäßig erhalten haben.
Folgende Daten werden verarbeitet:
Firmenname, Anschrift, Firmenbuchnummer, Steuernummer, UID-Nummer, Branche, Titel, Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sowie allenfalls Funktion/Position und das Geburtsdatum, Art des Interesses oder Angaben zu Ihrem Anliegen, Zahlungsmodalitäten, Bankverbindung, Rechnungsdaten, gegebenenfalls Vertrags- oder Kundennummer, Vertrags- oder Auftragsdaten (z.B. Vertragsdauer, Umsatzdaten, Volumen), Daten über Tickets (Ticketnummer, Daten über den Melder, Daten über den Inhalt des Tickets), Daten über ausgegebene Ladekarten (RFID-Kartennummer, UID, Zuordnungsdatum des Auftraggebers, Tarif der jeweiligen Ladekarte), Dokumentationsdaten (z.B. Gesprächsnotizen, Protokolle/Beschlüsse von Sitzungen, Korrespondenzen wie E-Mailverkehr), Ladedaten (Ort, Ladestationsname, CPO der Ladestation, Startzeit, Dauer, geladene Energiemenge, Kosten der Ladung), Login-Daten zu SaaS-Produkten (E-Mail Adresse, Passwort), allenfalls Bonitäts- und Integritätsdaten, Werbedaten, sowie allenfalls im Rahmen der Kontaktaufnahme oder -pflege und/oder (vertraglichen) Beziehung freiwillig weitere angegebene oder erhobene Daten und Daten zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Sofern eine Kommunikation oder Zusammenarbeit online über audiovisuelle Besprechungs- oder Konferenzsysteme und/oder andere Kollaborationstools erfolgt, werden über teilnehmende Personen insbesondere auch folgende Daten verarbeitet: Interaktionsdaten (Beginn, Ende, Freigaben, Verfügbarkeitsstatus), technische Daten (IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Hardware, LAN oder WLAN), technische Parameter für Video- und Audio, (Chat)Nachrichten, geteilte Dateien, Dokumente und Bildschirminhalte, Aufzeichnungen der Audio- und Videomeetings (sofern Sie hierfür Ihre freiwillige Einwilligung erteilt haben).
Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir zu folgenden Zwecken und basierend auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Art 6 Abs 1 lit b DSGVO
Die Verarbeitung Ihrer Daten ist für die Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Produktvertrags oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich nach dem/der konkreten Anliegen/Anfrage oder dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag und umfassen v.a. die
- Erledigung Ihres Anliegens/Anfrage,
- Anbahnung des Produktvertrags,
- Abwicklung und Verwaltung des Produktvertrags und/oder
- Durchführung des Vertrages.
Die von Ihnen bereit gestellten Daten sind zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Produktvertrag mit Ihnen nicht abschließen oder Ihr Anliegen/Ihre Anfrage nicht bearbeiten.
Art 6 Abs 1 lit a DSGVO
Haben Sie uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine freiwillige Einwilligung erteilt, erfolgt eine Verarbeitung nur zu den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und in dem darin angeführten Umfang.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie entweder – sofern vorhanden - auf die Schaltfläche für den Widerruf klicken, oder eine E-Mail an info@smatrics.com senden. Bitte beachte Sie jedoch, dass der Widerruf einer Einwilligung nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf berührt.
Art 6 Abs 1 lit f DSGVO
Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten gerechtfertigt. Das ist insbesondere bei folgenden Zwecken der Fall:
- Bonitäts- oder Integritätsprüfung vor Abschluss eines Produktvertrags als auch während aufrechter Vertragsbeziehung, um im besonderen Anlassfall (zB offenen Rechnungen, Insolvenzverfahren, Vermeidung von Zahlungsausfällen; Einhaltung der Bestimmungen im Sinne Compliance ) Auskünfte über ihre Bonität und Integrität in Erfahrung zu bringen und zu analysieren,
- Datenverwaltung inkl. aller damit im Zusammenhang stehenden Tätigkeiten, insbesondere zum Zwecke einer Kontaktaufnahme und Kommunikation,
- Bereitstellung und Nutzung von audiovisuellen Konferenzsystemen und/oder anderen Kommunikations- und/oder Kollaborationstools,
- Kundenzufriedenheitsanalysen und Stakeholder-Betreuung und/oder
- Direktwerbung, um Ihnen Informationen über Produkte und Dienstleistungen von uns anbieten zu können. Sie können der Datenverarbeitung der Direktwerbung gemäß Art 21 DSGVO widersprechen.
Art 6 Abs 1 lit c DSGVO
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sein. Insbesondere werden personenbezogene Daten für die Erfüllung folgender rechtlicher Verpflichtungen verarbeitet:
- Erstellung des Jahresabschlusses,
- laufende steuer- und abgabenrechtliche Verpflichtungen,
- Rechnungshofprüfungen,
- gesellschaftsrechtliche Vorgaben und/oder
- Vorgaben i.S. Arbeitssicherheit und weiterer gesetzlicher Bestimmungen (wie beispielsweise iZm Epidemien/Pandemien).
Dauer der Datenverarbeitung
Die Daten werden solange verarbeitet wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und werden danach gelöscht, sofern die Daten nicht darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. jene nach § 212 öUGB oder §§ 124 ff öBAO oder sonstiger gesetzlicher Vorgaben) benötigt werden, oder solange noch Ansprüche aus der (Vertrags-)Beziehung geltend gemacht werden können oder es zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gerechtfertigt ist. Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer freiwilligen Einwilligung beruht, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten maximal bis zu Ihrem Widerruf. Bitte beachte Sie jedoch, dass der Widerruf einer Einwilligung nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf berührt.
Auftragsdatenverarbeiter
Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Auftragsdatenverarbeiter weiter:
- SugarCRM Inc, 10050 N Wolfe Road, SW2-130 Cupertino, CA 95014, als CRM-Dienstleister,
- Amazon Web Services EMEA SARL, Austrian Branch, Wiedner Gürtel 13/Turm 24/17. OG, 1100 Wien als IT-Infrastruktur Dienstleister
- VERBUND Services GmbH, Am Hof 6A, 1010 Wien als IT-Infrastruktur Dienstleister und
- 24/7 GmbH, Vogelweiderstraße 63, 5020 Salzburg als Dienstleister für die Nutzerhotline.
Sonstige Empfänger
Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weiter, soweit dies zur Erfüllung (vor)vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gerechtfertigt oder im Rahmen einer erteilten Einwilligung zulässig ist.
Ihre Daten werden insbesondere an folgende Empfänger weitergegeben:
- (Konzern)Unternehmen im Rahmen der (vorvertraglichen) Vertragserfüllung, des berechtigten Interesses oder gemäß erteilter Einwilligung,
- im Rahmen der Vertragsbeziehung und insbesondere in Zusammenhang mit unserer Leistungsverpflichtung,– je nach Einzelfall – an zB Rechtsanwälte, Notare, Insolvenzverwalter, Inkassobüros, Sachverständige, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Interessensvertretungen, Kreditinstitute, Finanzdienstleister, Post-, Botendienste und Logistikpartner, Vertrags- und Kooperationspartner für Leistungen, die an Ihren Produktvertrag gekoppelt sind,
- beauftragte Dienstleister zur Auftragsverarbeitung (z.B. Dienstleister für Zahlungsabwicklung, Scan- und Druckdienstleister, IT-Services) und/oder
- Gerichte, Behörden und öffentliche Stellen.
